Pysy aikataulussa

Myyjille tulee usein mahdollisuuksia puhua eri tilaisuuksissa. Yleensä kyse on omista asiakastilaisuuksista, mutta teknisimmille myyjille avautuu usein paikkoja puhua myös alan seminaareissa. Yrittäjä suorastaan kisaa mahdollisuudesta päästä puhumaan – ja kertoa miksi hänen tuotteitaan kannattaa ostaa.

Riippumatta siitä kenelle puhut, on tärkeää että puhut asiakkaille tärkeästä asiasta. Yhtä tärkeää on, että puhut sovitun ajan.

Miksi tyytyä puoleen tuntiin jos voi puhua tunnin?

Lupauduin viime kuussa vetämään pienen harjoituksen tilaisuudessa, jossa oli lisäkseni kaksi muutakin puhujaa. Suhtaudun aikatauluun alunperinkin skeptisesti, koska kahteen tuntiin oli mahdutettu kolme puhujaa. Pelivaraa ei ollut. Kuinka monta kertaa olet kuunnellut aikataulussa pysyvää puhujaa?

En uskonut hetkeäkään, että saisin käyttööni minulle luvatun tunnin, vaan valmistauduin typistämään tunnin settiäni entisestään. (Ei muuten ollut helppo homma, kun alunperin sen mitta on jo puolestatoista tunnista kahteen.) Plan B oli vetää vain ensimmäinen puolisko, kylmästi lopettaa ajan täyttyessä, ja sopia uusi aika lopulle. Kun kuulin yhden puhujan saapuvan edelliseltä keikalta myöhässä, tiesin aikataulun kariutuvan lopullisesti.

Ensimmäisen puhujan 20-minuuttinen venyi, ja yleisön kanssa keskustelu pidensi slotin lopulta 40-minuuttiseksi. Nice!

Tässä kohtaa toinenkin puhuja saapui paikalle, ja hän pääsi onneksi suoraan stagelle. Hän aloitti esityksensä kertomalla sen kestävän 40 minuuttia + kysymykset, kun toimeksiantona oli 30 minuuttia sisältäen kysymykset. Hyvältä näyttää!

Loppujen lopuksi toinen puhuja vietti lauteilla tunnin ja 10 minuuttia. Totesin, että minun on turha edes aloittaa. Pessimistikin voi pettyä!

Katso kelloa

Oma kymmenkesäinen lahjani ihmiskunnan geenipoolille unohtaa välillä ajankulun, etenkin jos kyseessä on pelikonsolin parissa vietetty aika. Lapsilla sen jotenkin ymmärtää, mutta aikuisten kohdalla ei. Täysi-ikäisen pitäisi tuntea kello, mutta sen seuraaminen tuntuu mahdottomalta ainakin silloin, kun puhehaluinen päästetään ääneen!

Muutama vuosi takaperin olin järjestämässä seminaaria, jossa oli puolenkymmentä puhujaa. Moderaattorina minulla oli täysi työ pitää aikataulu jiirissä, kun valehtelematta jokainen koitti puhua yliajalle. Paras (vai pahin) esimerkki oli juristi, jolla oli tunnin puheenvuoroa varten 130 kalvoa! (Hän ehti käydä läpi 30 ensimmäistä.)

Aikansa ylittävä puhuja antaa itsestään epäammattimaisen vaikutelman. Liikaa asiaa esitykseen kasannut asiantuntija menettää asiantuntijan maineen juostessaan esityksen läpi kelloa vastaan. Seuraavaa puhujaa odottava kuulija tuskastuu suosikiltaan aikaa vievään vitkastelijaan.

Kun pääset puhumaan, niin pidä kiinni annetusta aikataulusta. Aikataulussa pysyvä saa yleisön puolelleen, koska hän toimittaa sen minkä lupaa. Kun puheenvuoro kestää sen minkä pitikin, voi olettaa muidenkin hommien toteutuvan aikataulun mukaisesti. Täsmällisyys lisää luottamusta.

Jos aloitat myöhässä, niin lopeta silti ajoissa. Rakenna esityksesi niin, että voit jättää jonkin osan pois tarpeen tulleen. Pidä takataskussa muutama juttu, jotka voi joko käyttää tai skipata tarpeen mukaan. Mieti mitä jätät pois, jos aikasi lyhenee vartilla, tai yleisö aktivoituu kyselemään.

Oikeanmittainen puhe tai koulutus syntyy vain harjoituksen kautta. Älä vedä kylmiltään, vaan kokeile kotona. Kokemuksen kautta opit arvioimaan miten pitkään aikaa tarvitaan aiheesta ja yleisöstä riippuen.

Esityksen päättäminen etuajassa ei ole niin vakavaa kuin yliajalle meneminen. Joku muu sössii kuitenkin aikataulunsa, joten kaikki aika tulee varmasti käytettyä! Järjestäjä vetää yleensä aina aikataulun liian tiukille, joten olemalla ainut aikataulua noudattava saat jämptin kaverin maineen sekä yleisön että järjestäjän silmissä.

TOP 3 vinkit aikataulussa pysymiseen

Vinkit täsmälliseen ajankäyttöön esityksissä:

  1. Harjoittele esitystäsi, niin tiedät kauanko aikaa tarvitaan

  2. Valmistele esitys, jonka pituutta voi muokata käytettävissä olevan ajan tai yleisön aktiivisuuden mukaan. Mieti etukäteen, minkä voit jättää pois tai mitä voit lisätä.

  3. Seuraa ajan kulumista, ja päätä esitys 5-10 minuutta ennen ajan päättymistä. Jätä loppuun tilaa kysymyksille.

 


Piditkö kuvan kellosta? Lue Bell & Rossin mattamustasta sukeltajankellosta Tyyliniekasta.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *