Toimiva CRM-järjestelmä on myyjän paras ystävä. Mikäs sen mukavampaa, kun helppokäyttöinen järjestelmä pitää asiakastiedot hyvässä järjestyksessä ja muistuttaa sovituista tekemisistä!
Karu todellisuus on toista. Monessa yrityksessä CRM-lisensseistä tingitään ja koitetaan selvitä sekalaisella kokoelmalla listauksia. Joskus tähän päädytään jopa paperikalenteriin vuonna 2023 luottavien myyjien painostuksesta…
Rehellisyyden nimissä asiakashallintajärjestelmää ei aina tarvita. Jos koko maan potentiaalisten asiakkaiden määrä lasketaan kymmenissä, voi Excel riittää pitkäänkin. Samoin muutamaa asiakasta palveleva asiantuntijayritys pärjää kevyellä ratkaisulla jos vaan muistaa käyttää sitä.
Huippumyynti tekee paljon testejä ja pilotointeja. Uuden yrityksen tai liiketoiminnan testivaiheessa tärkeintä on saada dataa tuotteen toimivuudesta, ja muut jutut ehtii hoitaa myöhemmin. Excel toimii silloin aivan hyvin, eikä alusta alkaen hyvin organisoidun datan siirtäminen kunnon järjestelmään edes ole vaikeaa (yleensä data ei vaan ole hyvin organisoitua).
Tästä artikkelista saat vinkkejä soittolistan laatimiseen ja hallinnointiin Excelissä.
Soittolistan formaatti olkoon aina Excel
Meille tarjotaan soittolistoja asiakkaiden suunnasta jos jonkinlaisissa formaateissa. Paperitulosteita ei onneksi kukaan enää ehdota, mutta aivan liian monet tiedostomuodot ovat tulleet tutuiksi. Yksi on naputellut yritysnimiä tekstitiedostoon, toinen ottanut kuvankaappauksia yrityshakemiston sivuilta, ja kolmas lähettää selaimen kirjanmerkkilistauksen (tietenkään omia suosikkisivujaan siivoamatta). Openofficen tiedostomuoto on sentään jo lähellä!
Kaikki nämä ovat myyjän kannalta mahdottomia siitä syystä, että datan käsittely käy nopeasti mahdottomaksi. Jos lista tulee pdf-muodossa, kuvina tai muussa muokkauskelvottomassa muodossa, on muistiinpanojen tekeminen mahdotonta, ja homma leviää heti käsiin. Tekstitiedostokaan ei kelpaa, koska vaikka muistiinpanot voi kirjoittaa nimien sekaan, on datan jatkokäsittely ja oikean tiedon hakeminen käytännössä ylivoimaisen hankalaa.
Soittolista on siis AINA tehtävä taulukkolaskentaohjelmalla. En ole ikinä myyntiurallani törmännyt tilanteeseen, jossa jokin muu tiedostomuoto olisi toimivampi. Tee siis soittolista aina Excelissä tai hätätilassa Openofficen .ods muotoisena. Myös Google Sheets on pienissä listoissa toimiva, mutta satoihin riveihin kasvaneena turhan jäykkä ja valokuituyhteydelläkin liian hidas jokapäiväiseen käyttöön.
Soittolista täytyy välttämättä tehdä niin, että yhdellä rivillä on yhden prospektin tiedot. Vastaavasti yhdessä sarakkeessa on vain yhdentyyppistä tietoa, kuten puhelinnumero tai etunimi. Tästä ei saa joustaa missään tilanteessa!
Y-tunnus
Ihan liian usein unohtuu tärkein juttu eli yritysten yksilöinti pomminvarmalla tavalla. Käytännössä ainoa oikea tapa on y-tunnuksen käyttäminen, koska se on jokaisella yrityksellä välttämättä eri. Soittolistassa on siis AINA oltava oma sarake y-tunnukselle ja Y-tunnus on AINA täytettävä. Vaikka y-tunnus voidaan kirjoittaa kotimaisessa tai kansainvälisessä muodossa, on formaatti helppo muuttaa yhdenmukaiseksi.
Yrityksen nimi ei ole riittävän yksilöivä. Kun dataa kerätään eri lähteistä, astuu mukaan aina inhimmillinen tekijä: mieti, kuinka monin eri tavoin Oy Kissakoulu A. Toiviainen AB voidaan kirjoittaa. Pieni kirjoitusvirhe sekoittaa yritykset toisiinsa tai sama yritys ilmaantuu rekisteriin useita kertoja eri listauskerroilla.
Mitä voi tapahtua, jos y-tunnusta ei käytetä? Eräässä tapauksessa kaksi saman yrityksen myyjää soitteli viikkotolkulla vuoron perään toisistaan tietämättä samalle asiakkaalle ja kilpaili hinnalla toisiaan vastaan – joko asiakkaan riemuksi tai todennäköisemmin asiakkaan edes asiaa hoksaamatta. Toisessa tapauksessa palkkasin opiskelijapolon naputtelemaan reilut 2500 y-tunnusta asiakashallintajärjestelmään, kun kellekään ei ollut tullut alkujaan mieleen tallentaa sitä.
Y-tunnus on tärkein yksittäinen tieto. Pidä huolta, että kirjaat joka prospektin y-tunnuksen listalle alusta alkaen. Tässä ei saa oikoa!
Listalla pidettävät asiakastiedot
Muu data onkin sitten enemmän tapauskohtaista. Perusjuttuja ovat yrityksen nimi, osoite ja yleensä myös toimiala. Verkkosivujen osoite, liikevaihto- ja tulostiedot, työntekijöiden määrä ja somekanavat ovat myös hyvä lisä. Yritystietojen kauppaajilta löytyy syventävää tavaraa tarpeen mukaan, yrityksiä voidaan hakea esimerkiksi ajoneuvotietojen tai verkkosivuilla käytettävän tekniikan perusteella.
Päättäjätieto on olennainen, työtä helpottava seikka. Työ on hitaampaa, tehottomampaa ja kalliimpaa, mikäli päättäjästä ei ole edes valistunutta arvausta. Usein vaihde on ulkoistettu, eikä heillä ole tarkempaa tietoa yrityksen sisäisestä toiminnasta.
Parhaimmillaan soittolistalla on päättäjän nimi suorine yhteystietoineen. Jos tiedot ovat ajan tasalla, käy työ sujuvasti.
Soittojen kirjaaminen
Kuten edellä mainittiin, tehdään soittolistalle merkintöjä puheluiden kuluista ja tulevista töistä. Näillä ohjeilla lista on jonnekin tuhanteen riviin saakka yllättävän hyvin hallinnoitavissa. Aiemmat kontaktit ja tuleva yhteydenotto on syytä pitää omissa sarakkeissaan.
Edellinen soitto -sarake pidetään tiukassa päivämäärämuodossa. Siihen kirjataan viimeisimmän kontaktin päivämäärä, esimerkiksi 19.1.2023. Jos asiakkaalle soitetaan uudelleen, korvataan päivämäärä uudella.
Seuraava soitto -sarake on samoin määrämuotoinen ja sisältää vähemmän yllättäen tiedon seuraavasta yhteydenotosta. Taaskin tieto annetaan tarkkana päivämääränä, ei epämääräisenä kirjailuna kuten ”3 v päästä”, syksyllä, 2024 keväällä.
Päivämäärämuodon hyöty on Excelin suodattimien käyttö. Kun formaatti on yksiselitteinen, on kunkin kuun soitot helppo raportoida filtteröimällä esiin esimerkiksi joulukuu 2022. Samoin tulevan viikon soitot näkee helposti kun filtteröi seuraava soitto -sarakkeeseen näkyviin vain halutut päivät.
Muistiinpanot
Muistiinpanot kirjataan yhteen soluun. On makuasia kirjaatko muistiinpanot vanhasta uuteen vai toisinpäin, kunhan teet aina samoin. Solussa voi olla esimerkiksi teksti:
19.1.2023 Tilaus tarjouksen mukaisesti, sovitaan huomenna etäpalaverissa käytännön asiat. 28.12. Pitää miettiä vielä. 19.12. Meili, vastasi että vielä käsittelyssä, palataan välipäivinä 16.12. EV 12.12. Ei ole ehtinyt katsoa tarjousta 9.12. EV 5.12. Etäpalaverissa tarjouksen läpikäynti, eniten kiinnostaa säästöt edelleen 21.11. Tarjoukseen tarvittavat tiedot etäpalaverissa, päätös joulukuun alussa. Mennään säästöt ja helppous edellä 17.11.2022 Ykkössoitto, löytyi heti kiinnostus, oli johtoryhmässä juuri mietitty asiaa, nappiajoitus! Sovittiin etäpalaveri ensi viikolle.
Toimiva tapa on rivittää muistiinpanoteksti ja tehdä solusta ”sopivan” leveä (vaihtelee myös näytön koosta riippuen). Itse tasaan solujen tiedot ylälaitaan, niin lopputulos on selkeä.
Värikoodit
Käsiteltyjen asiakkaiden merkitseminen värikoodein helpottaa listan käsittelyä. Excelin valmiiden solutyylien mukaan on helppo maalata soluja lopputuloksen mukaan, eikä myyjien välille pääse syntymään tulkintaeroja siitä mitä punaista käytetään. Käyttämällä solutyylejä, on lista helppo filtteröidä puheluiden lopputulosten perusteella, kun värit ovat aina samoja ja niitä on rajoitetusti.
Värikoodeina kannattaa käyttää suoraan MS Officen muotoilutyylejä: good – bad – neutral
VIHREÄ. Kauppa/tapaaminen sovittu.
PUNAINEN. Tapaus on viety loppuun eikä kauppaa tullut.
KELTAINEN. Asia on kesken, esim. sovittu uusintasoitto tai odotetaan päätöstä tarjouksesta.
NORMAALI Jos asiakkaalle ei ole koskaan juteltu tai juttu on ollut tasolla ”en ehdi puhua” ei riviä värjätä lainkaan
Helppo tapa laskea tulosten osuus on valita esimerkiksi y-tunnuksen sisältävä sarake ja filtteröidä se värin mukaan – kappalemäärän näet Excelin alalaidan laskurista. PROTIP: muista, että otsikkorivi lasketaan mukaan; siis jos punaisia on 228, on kieltäytyneitä 228 – 1 = 227
Lataa malliexcel
Voit ladata yleiskäyttöisen taulukon linkin takaa. Siinä on valmiiksi muotoilut tehtynä ja muutama esimerkkiyritys auttanee ymmärtämään logiikan.
ESIMERKKI EXCEL: Huippumyynnin esimerkki soittolista
Täyttyikö soittolista, mutta luuri ei nouse? Turhaan stressaat – ota reippaasti yhteyttä allaolevalla lomakkeella niin laitetaan ammattilainen soittamaan!
