EDIT 28.5.2020: Menetelmäni on päivittynyt vuosien myötä ja Wunderlistin kadottua MS-pyövelin iskusta. Päivitetty juttu löytyy Linkkarin puolelta.
Lähdin David Allenin kirjan Getting Things Done kimppuun avoimin mielin. Tavoitteeni oli tuunata omaa tehtävienhallintaa ja sitä kautta vähentää stressiä. Alkuun stressi oli itse asiassa kovempaa kuin ennen lukemattomien nakkien pompatessa listalle. Muutaman päivän kokemuksella uskon tästä olevan suurta hyötyä, koska tehtävien hallinnointi muuttui loogisemmaksi.
Käyn tässä läpi oman tehtävähallintasysteemini, joka koki pieniä viilauksia kirjan myötä. Allenin stepit siis ovat:
- Kerää kaikki työt, ideat ja muutkin elämään vaikuttavat asiat jonnekin ylös.
- Käy tämä lista säännöllisesti läpi. Mieti miten asian kanssa etenet, mikä on seuraava steppi?
- Laita käsitelty asia prosessiin, esim. työlistalle tai kalenteriin, jolloin se on pois mielen päältä ja tulee tehdyksi. Olennainen osa on myös iso referenssikokoelma, joka tietysti on helposti hallittavissa.
- Tee asioita työlistoilta järjestelmällisesti.
- Käy koko systeemi kerran viikkoon läpi, jolloin voit olla varman kaiken pysymisestä ajan tasalla.
Tehtävien kerääminen
Oleellisin parannus on tehtävien ja ajatusten kerääminen ylös. Käytän itse Wunderlistiä, jota voi käyttää sekä kännykällä että tietokoneella. Käytännössä luuri on aina mukana, joten kaikki ideat on helppoa napata Inboxiin odottamaan käsittelyä. Aiemmin koitin idean tullessa mieleen lisätä sen heti tehtäviin, jolloin kalenterittomina hetkinä jutut jäivät muistin varaan. Kyllä kyrsi kun et enää kotona muistanut koko juttua, nyt tästä pääsee eroon!
Listalle kannattaa kerätä ihan kaikki. Siis ihan kaikki. Jos mieleen tulee, että karaokessa olisi kiva kokeilla Kikan huone 105, niin laita se listalle.
Tehtävien käsittely
Asioiden käsittelyn mullisti ajatus seuraavasta stepistä. Aiemmin nakkilistalla on ollut epämääräisiä kohtia, kuten vaikkapa ”kesärenkaat”. Listaa läpikäydessä joutui siksi pohtimaan, että mitäs minä niille renkaille olinkaan tekemässä. Kun sen sijaan laittaa listalle ”googlaa mitä kesärenkaat kannattaa ostaa” ei joka kerta listaa lukiessa joudu miettimään jatkotoimia.
Käytännössä katson Wunderlistin inboxin purun yhteydessä läpi myös sähköpostit. Olen ottanut asetuksista pois automaattisen viestien haun, joten minun täytyy erikseen noutaa uudet viestit. Tämä rauhoittaa tekemistä ja keskittymistä vaativissa tehtävissä suljen myös puhelimen tai vien sen jopa viereiseen huoneeseen häiritsemästä. Keskeytykset syövät tehokkuuden.
Sähköpostien suhteen käytään samaan metodologiaa, eli tyhjennän aina inboxin (on muuten rauhoittavaa). Päätän joka meilille seuraavan stepin, eli teen nopeat toimet heti (2 minuutin sääntö), siirrän tehtävän listalle (ja meilin action-kansioon kuljeksimasta) tai arkistoin vain tiedoksi tulleen meilin. Toimii.
Tehtävälistat
Tehtävälistoja en toteuttanut suoraan Allenin mukaan. Hän neuvoo laittamaan päiväkohtaiset tapahtumat suoraan kalenteriin, mutta itse haluan pitää kalenterissa ainoastaan fyysiset menot ja tapaamiset. Sen sijaan käytän päiväkohtaisille, tärkeille jutuille päiväkohtaisia tehtävälistoja, siis joka viikonpäivälle omaansa. Tiistaina tehtävät jutut löytyvät tiistailta ja lyhyt lista on helppo hahmottaa.
Päiväkohtaisten listojen lisäksi käytössä ovat seuraavat listat:
- TOIMISTO sisältää käytännössä työasiat: teen kaikki työt toimistolla, enkä vie mitään kotiin.
- KOTI sisältää kotiin liittyvät jutut, kuten kenkien pesun ja listojen maalauksen
- PUHELUT lienee itsestään selvä; kirjaan wunderlistiin suoraan puhelinnumeron, joten tehtävää klikkaamalla puhelut on helppo hoitaa vaikkapa autosta
- BLOGI-IDEAT sisältää mieleen tulleet blogi- ja muut juttuideat
- KAUPPALISTA sisältää kaiken mikä on lopussa: sekä ruokapuolen että rautakauppakamat, kaikki samassa
- ODOTTAA sisältää jutut jotka ovat muilla prosessissa. Esim. tällä hetkellä odotan asiakkaan kommentoivan saamaansa tarjousta.
- JONOSSA KAUAS TULEVAISUUTEEN on kuukausien päästä tehtäviä juttuja. Näissä on käytössä due date, jolloin Wunderlist osaa nostaa ne myös automaattisille TODAY ja THIS WEEK listoille.
- IDEOITA MUISTIIN on juuri sitä mitä nimi kertoo: paikka jutuille, jotka haluaa pitää mielessä
- Näiden lisäksi pidän Wunderlistissa yllä listoja kirjasuosituksista, lainaamistani kirjoista, hyvistä karaokebiiseistä, leffoista jotka haluan nähdä, sekä kohteista minne haluan matkustaa. Lisäksi jokunen muukin työlista löytyy jaettuna asiakkaan ja/tai myyjien kanssa.
Käyn jokaisen päivän päätteeksi läpi kalenterin seuraavalle päivälle, ja katson myös päiväkohtaiset tehtävät. Näin päivälle on jonkinlaiset suuntaviivat olemassa ja tiedän mistä lähteä liikkeelle. Käyn työlistoja läpi sitä mukaa kun hommat valmistuvat, sorttaan yleenä aamulla tehtäviä prioriteettien mukaan läpi, jolloin ei tarvitse kahlata joka kerta koko listaa vaan ottaa järkässä tehtäviä työn alle.
Ylläpito
Näin aluksi käyn koko systeemin läpi joka päivä. Jatkossa kerta viikkoon riittänee luottamuksen kasvaessa omaa järjestelmää kohtaan. Tässä kohtaa vaikuttaa lupaavalta ja stressi alkaa vähentyä mielessä pyörivien asioiden vähentyessä. Nyt kun vielä opettelee sanomaan entistä tehokkaammin ei!
