Viime viikolla blogissa käsiteltiin soittolistan perusteita. Tässä jutussa sukelletaan syvemmälle Excel-soittolistojen maailmaan, joten jos aihepiiri ei ole tuttu, kannattaa ehkä alkupalaksi mutustella viime viikon juttu.
Ostolistat vai käsityö
Pienemmissä projekteissa käsin koottu lista on paras valinta. Etenkin testeissä ja piloteissa on yleensä joku ajatus ideaalisesti asiakkaasta, ja ohjeistamme asiakasyritystä laatimaan itse listan. Lyhyehkö lista on helppoa laatia käsin jos exceltaidot ovat edes välttävät. Lataa valmis pohjamme, niin mitään oleellista ei jää uupumaan.
Käsipelillä ylläpidetty lista on yleensä hyvässä kunnossa, koska hupsumpikin myyjä ymmärtää löytävänsä oikomisen jäljet edestään. Listaa ylläpitäville ei tuota ongelmaa kirjata tietoja oikeisiin sarakkeisiin, eikä laiska listantekijä jaksa yleensä lisäillä exceliinsä kuin minimissään tarvittavat tiedot. Listan hallinta on kohtuullisen suoraviivaista.
Satojen yritysten listalla täytyy jo väkisin turvautua ostolistoihin, jolloin listan hallinta on pykälää hankalampaa. Tässä tapauksessa kannattaa useimmiten pitäytyä yhdessä listantoimittajassa sen sijaan, että ostelisi listoja eri paikoista. Valintaan kannattaa käyttää hetki aikaa ja miettiä mitä dataa oikeasti tarvitaan, ja mistä kannattaa maksaa. Eri toimittajien välillä ei kannata pomppia, koska listojen formaatit vaihtelevat, eli jokainen osto pitää mukauttaa omaan formaattiin (tai soittolista pitää muokata ostoformaattiin, miten päin vaan).
Ostolistoilla tulee toimittajasta riippuen paljon tai älyttömän paljon dataa. Yleensä kannattaa pitää se kaikki tallessa tulevaisuuden varalle. Jos olet 101% varma, että vain tietyt tiedot tarvitaan, niin ylimääräiset toki voi poistaa ja siten helpottaa ylläpitoa. Listan toimittajilta voi toki kysyä myös mahdollisuutta saada lista aina vakioformaatissa ilman itselle tarpeetonta dataa.
Suositukseni on piilottaa data näkyviltä jos sitä ei tarvita. Jos tilanne elää, ja tietoa halutaankin hyödyntää, on se olemassa eikö koko listasta joudu maksamaan uudelleen.
Soittolistojen ylläpito ja hallinnointi
Soittolistojen päivitys kannattaa tehdä aika-ajoin, esimerkiksi vuosittain. Käytännössä vanhojen tietojen päivittämisessä ei yleensä ole järkeä, ja vanhasta datasta on turha maksaa uudelleen. Yleensä toimiva malli on muodostaa estolista nykyisten asiakkaiden ja prospektien y-tunnuksista, ja ostaa listakauppiaalta uusi listaus haluttujen kriteerien mukaan.
Suosittelen soittolistan pyörittämistä yhdessä tiedostossa. Jos listoja on enemmän kuin yksi, tulee jossain vaiheessa aina ongelmia, sitä todennäköisemmin mitä useampia listoja on käytössä. Siinä missä yksi lista on helppo suodattaa ja nostaa esiin paluusoitot, on homma mahdotonta kun listoja on kymmenen. Kukaan ei muista mitkä niistä jo tuli käytyä läpi – tai muistaa väärin.
Jos myyjiä on samassa projektissa enemmän kuin yksi, on listat kuitenkin pakko jakaa. Tällöin jako kannattaa tehdä esimerkiksi toimialan perusteella tai maantieteellisesti. Jaon on oltava yksiselitteinen ja selkeä. Mitä enemmän myyjiä on, sitä kiireellisempää ja hyödyllisempää on aloittaa CRM-järjestelmän hankintaprosessi (autamme mielellämme prosessissa, joten reippaasti yhteyttä vaan – etenkin jos tavoitteena on ottaa käyttöön asiakashallintajärjestelmä, jota myyjät haluavat käyttää).
Onpa myyjiä ja listoja sitten yksi tai useampia, niin uudet prospektit lisätään nykyisen soittolistan jatkeeksi. Tässä on tärkeää pitää formaatti samana, eli sarakkeiden paikkoja ei kannata vekslata: muuten uusi tieto ja vanha tieto eivät mene automaattisesti oikeisiin soluihin. Missään nimessä ei kannata tehdä niin, että samassa excelissä on useita soittolistoja peräkkäin eri formaatissa (eli esimerkiksi puhelinnumeron paikka elää).
Joissain tilanteissa vanhojen tietojen päivittäminen kannattaa ehdottomasti. Esimerkiksi WordPress-alustaan keskittyneen verkkosivukehittäjän kannattaa seurata muutoksia potentiaalisten asiakkaiden käyttämässä tekniikassa: kenellä on päässyt versio vanhentumaan tai kuka on vaihtanut toiseen tekniikkaan. Samoin automyyjien kannattaa tarkistaa aika-ajoin Trafilta mitä menopelejä yritysleasingia suosivilla prospekteilla on ajossa ja missä on ajossa autoja, joiden sopimukset pian umpeutuvat.
Mikäli listalle päivitetään muutakin kuin kokonaan uusia asiakkaita, on syytä harkita vakavasti CRM-järjestelmän käyttöönottoa. Uuden datan lisääminen vanhaa tuhoamatta vaatii keskimääräistä kovempaa Excel-osaamista, eikä sitä ainakaan voi jättää perusmyyjän kontolle. Usein ei ole myöskään järkeä käydä listaa käsipelillä läpi, koska myyjän arvokas aika kannattaa käyttää mieluummin asiakastyöhön kuin aivottomiin excelsulkeisiin.
Toimisiko Google Sheets?
Excelin vaihtoehtona nähdään joskus Google Sheets tai vastaava pilvessä pyörivä sovellus. Kyllähän niillä pärjää, mutta työnteosta tulee vähänkin isommalla listalla epäkäytännöllisen hidasta. Ainakaan omaan makuun sheets ei ole riittävän nopea edes tehokkaalla pöytäkoneella ja gigaisella valokuidulla.
Yksi lista usealle myyjälle kuulostaa ehkä toimivalta, mutta käytännössä se ei vaan toimi. Myyjien säätäessä eri yritysten kanssa päällekkäisyyksiltä on silti mahdotonta haittaa, ja filtterien käyttö ei ole ainakaan ennen toiminut kun käyttäjiä on useampia. Jos on pakko, niin mieluummin fiksusti kahtia jaettu Excel kuin yksi lista pilvessä.
Listan koko
Soittolistan on syytä olla järkevän mittainen. Jos lista ostetaan jostain, hinta laskee nopeasti rivimäärän kasvaessa, joten alle 100 nimen listoja ei kannata ostaa oikeastaan ikinä (ellei prospektilista oikeasti ole niin pieni). Yleensä kannattaa ottaa muutaman sadan nimen ajoja, mieluiten koko projektin listat kerralla.
Ulkoistetun myynnin tapauksessa sama pituus pätee. Projektista riippuen myyjä keskustelee päivän aikana 10-40 asiakkaan kanssa ja soittoyrityksiä tulee vähintään tuplat. Soitettavaa siis pitäisi olla reippaasti, koska samojen numeron pommittaminen ei ole kivaa sekään (varsinkaan asiakkaalle). Projektia ei voi vaihtaa montaa kertaa päivän aikana, joten soittotyön hinta kasvaa pikkuerien kanssa pelatessa.
Joissain tapauksissa listaa laaditaan käsityönä tai soittoon toimitetaan esimerkiksi yhteydenottolomakkeen täyttäneitä prospekteja. Haasteeksi muodostuu silloin vasteaika, kun ihan muutaman asiakkaan kohdalla listan käsittelyyn menee enemmän aikaa kuin itse soittotyöhön (varsinkin jos tulos on ettei neljä asiakasta vastaa puhelimeen ja kolmella on kiire). Kustannusmielessä pikkulistojen käsittely voi olla tuplasti kalliimpaa.
Virkistän vielä muistia: listalle pitää aina kaivaa y-tunnus. Jos et itse osaa filtteröidä tuplia pois, niin ainakin me teemme sen asiakkaillemme nimellistä korvausta vastaan. Kertaan vielä: ostolistoja käyttäessä y-tunnuksista kannattaa muodostaa estolista, koska muuten maksat listoista ja soitoista kahteen kertaan!
Tulosten erittely
Kieltäytyneiden kohdalla halutaan yleensä selvittää miksi asiakas ei osta. Hyvä myyjä on laiska, joten hän aloittaa lajittelun jo ensimmäisen EI:n kuultuaan. Jos syynä on rahanpula, hän lisää sarakkeen EI RAHAA, ja merkitsee yrityksen kohdalle soluun arvon 1. Kun koko lista on käsitelty, on rahattomien arvo yksinkertaisesti sarakkeen summa.
Soittojen edetessä uusia kieltäytymisen syitä lisätään sitä mukaa kun niitä tulee. Tyypillisiä syitä, jotka löytyvät joka listasta (ja jotka kannattaa lisätä jo etukäteen), ovat ainakin:
- Kilpailijan tyytyväinen asiakas
- Ei rahaa / ei budjetissa
- Ei resursseja nyt / toinen projekti käynnissä
- Ei sovellu yritykselle
- Ei (yleinen, sisältäen yksittäiset syyt ja tarkemmasta kommentoinnista kieltätyneet)
Riippuu listasta, yrityksestä ja monista muista seikoista kuinka tarkkaa luokittelua halutaan. Mikäli kaksi tai useampi myyjää soittaa samaa projektia, täytyy kriteerien olla luonnollisesti kaikilla samat.
PROTIP: Kirjoita otsikkoriville syy napakasti ja lyhyesti selitys, ja käännä fonttia 180-astetta; nyt ruudulle mahtuu paljon enemmän tavaraa vierekkäin.
Soittolistan checklist
Lopuksi vedetään vielä yhteen hyvän soittolistan ominaisuudet, tässä soittolistan 10 käskyä:
- Soittolista on Excel-muodossa.
- Y-tunnus on tärkein tieto, ja sen on löydyttävä joka yrityksen kohdalta.
- Soittolistan muut vakiokentät ovat yrityksen ja päättäjän yhteystiedot, mieluiten suoralla puhelinnumerolla.
- Soittolistaan lisätään myyjän käyttöön päivämäärämuotoiset SOITETTU ja SEURAAVA SOITTO -sarakkeet.
- Muistiinpanoille varataan oma sarake, johon merkitään JOKAINEN tapahtuma päivämäärineen.
- Soittolistassa käytetään Excelin valmiita muotoilutyylejä, ei omia mielivaltaisia värejä.
- Soittojen tulokset eritellään alusta alkaen, kiität tätä raportointivaiheessa.
- Jos listoja on enemmän kuin yksi, pidetään kaikki listat aina samassa formaatissa. Jos myyjiä on 2 tai useampia, kannattaa harkita CRM-järjestelmää vakavasti.
- Ostolistoja käytettäessä kannattaa alusta alkaen miettiä mitä tietoja tarvitaan ja mitä ei. Soittolistan formaatin muuttaminen jälkikäteen on työlästä.
- Soittolistoja käsitellään järkevissä erissä, minimissään 100 yritystä kerrallaan.
Voit ladata mallilistan tästä: Huippumyynnin esimerkki soittolista
Pohjan mukaan laadittu soittolista on käyttökelpoinen esimerkiksi uuden tuotteen pilotoinnissa, pienimuotoisessa testissä tai uuden yrityksen ensimmäisenä soittolistana.
Täyttyikö soittolista, mutta luuri ei nouse? Turhaan stressaat – ota reippaasti yhteyttä allaolevalla lomakkeella niin laitetaan ammattilainen soittamaan!
