Tapaamisten sopiminen eli kavereiden kesken buukkaus on puhelintöiden peruskauraa. Buukkaus lienee kysytyin palvelumme jonka suosio vain kasvaa, koska tapaamisten saaminen etenkin uusiin yrityksiin tuntuu vaikeutuvan koko ajan. Tässä artikkelissa avaan tapaa jolla Huippumyynti buukkaa tapaamisia tuloksellisesti.
Suunnittelu
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Buukkaus menee saletisti mönkään, jos vain aloitetaan työt ohjeilla ”sopikaa mahdollisimman paljon tapaamisia!”.
Ennen kuin buukkaus alkaa, pitää tietää keitä halutaan tavoitella. Mitä tarkemmin pystytään määrittelemään unelma-asiakas, sen parempia tapaamisia on odotettavissa.
Ainakin nämä on syytä tietää:
- Mikä toimiala?
- Minkätyyppisiä asiakkaita halutaan: haetaanko tapaamisia pörssiyhtiöihin, vai mies & Hiace -tyylisiin itsensä työllistäjiin?
- Liikevaihtoluokka?
- Työntekijöiden, toimipisteiden, asiakkaiden, ajoneuvojen tms. minimi/maksimimäärä
- Maantieteellinen sijainti
Sen lisäksi kannattaa määritellä kriteerit tapaamiselle:
- Keitä halutaan paikalle? Kuka tekee ostopäätöksen?
- Täytyykö varmistaa jonkun kriteerin täyttyminen? Esim. käytössä jokin teknologia, yrityksessä on leasing-ajoneuvoja, yritys voi sijoittaa tietyn euromäärän tms.
- Pitääkö olla mahdollista ostaa heti vai riittääkö ensi vuonna?
- Poissulkeeko jokin tekijä aina tapaamisen?
Vaikka ensisijaisesti haetaan tapaamisia, täytyy miettiä myös toimintamalleja silloin kun prospekti ei halua tavata: buukkaus mahdollistaa paljon muutakin kuin vain tapaamisia kalenteriin. Prospekteilta voidaan esimerkiksi pyytää markkinointiluvan, jolloin heidät voi lisätä uutiskirjelistalle ja saattaa siten yrityksen markkinoinnin pariin. Jos myytävä tuote on uusi, on asiakaspalaute ostamisen esteistä elintärkeää tuotteistuksen ja tuotekehityksen kannalta.
Kun asiakas on kirkkaana mielessä, päästään muihin kysymyksiin:
- Koska aloitetaan? Startti työllistää myös toimeksiantajaa, jonka on pystyttävä tukemaan myyjää tuotetta koskevissa kysymyksissä.
- Päätetään työn laajuus (esim. 10 tapaamista viikossa)
- Päätetään minkä tyyppiselle myyjälle työ sopii. Haetaanko tiukkaa tuloshakuista clousaajaa vai kartoitetaanko hellävaraisemmin? Tarvitaanko tiukka ammattilainen vai pärjääkö perushyvä myyjä? HUOM! Meillä on ammattilaisia töissä, joten edes perusmyyjä ei lue paperista.
Ja sitten on vielä pitkä lista käytännön asioita, huh!
- Sovitaanko etä- vai livepalavereja? Minne päin livetapaamiset sovitaan?
- Kuinka pitkä tapaaminen tarvitaan, riittääkö 15 minuuttia vai meneekö aina vähintään 1,5h?
- Kuka tekee soittolistan?
- Lähetetäänkö sähköposteja perään?
- Kysytäänkö markkinointilupa?
- Tarvitaanko kalenterijako vai onko käytössä tapaamislomake (esim. Calendly)?
- Kuka lähettää kutsun asiakkaalle?
- Kuinka lähekkäin tapaamisia voi sopia?
Lopuksi täytyy tietysti vielä päästä sopuun hinnasta. Tarjouksemme perustuu aina tekemiseen ja tapauskohtaisesti tarjouksessa käytetään yhtä tai useampaa seuraavista palkkiovaihtoehdoista:
- Toteutuneet tapaamiset. ”Me halutaan maksaa vain tapaamisista” on se yleisin malli mitä halutaan, mutta se ei ole useinkaan sopivin – tästä lisää seuraavassa osiossa.
- Käydyt keskustelut. Asianmukaisesti dokumentoitu keskustelu on selkeä kriteeri. Käytännössä aina on fiksumpaa sopia kontakti parempaan aikaan jos asiakkaalla on tilanne päällä, sen sijaan että väkisin runnoisi tapaamisen kalenteriin.
- Markkinointilupa. Yhä useammalla yrityksellä on kiinnostava uutiskirje, jolla on mahdollista pysyä potentiaalisten asiakkaiden mielessä ja vahvistaa brändiä – jolloin olet ensimmäisenä mielessä kun palveluntarjoajan vaihto on ajankohtaista.
Yleensä käytämme hybridimallia, jossa yhdistyy ainakin kaksi näistä kriteereistä.
Miksi tulospohjainen malli ei ole ainoa oikea ratkaisu?
Vain tapaamisten määrään perustuva hinta sopii parhaiten yrityksille, joiden vakiintuneella tuotteella on selkeä kohderyhmä ja tuote on kilpailukykyinen kilpailijoihin nähden. Näitä yrityksiä on itse asiassa yllättävän vähän.
Keskustelupohjainen palkkio on pohja suurimmalle osalle buukkaus asiakkuuksistamme. Se soveltuu etenkin tilanteisiin joissa myyntiprosessi vielä hakee muotoaan, unelma-asiakasta ei ole vielä pystytty määrittelemään, tai tuotteelle haetana uusia käyttäjäryhmiä. Teemme paljon testejä ja pilotteja, eivätkä fiksut toimeksiantajamme silloin odota osuvansa ensi kerralla napakymppiin, jolloin tärkeämpää on saada asiakkailta oikeaa palautetta ja sitä kautta kehittää tuotetta myyvemmäksi.
Jos tuotetta ei ole myyty aiemmin, tapaaminen ei itse asiassa ikinä voi olla ainoa mittari palkanmaksulle. Paraskaan myyjä nimittäin ei saa tapaamisia jos tuote ei ole kilpailukykyinen. Yleensä testimyynti hinnoitellaan täysin kiinteästi, haetaan siinä sitten suoraa kauppa tai tapaamista.
Asiakas ei myöskään ole aina ostohousut jalassa, eikä tapaamista ole mahdollista sopia vaikka hyödyt olisivat kuinka suuret. Päättäjän kaista saattaa olla käytetty esimerkiksi jonkin kehityshankkeen viedessä kaiken ajan. Kun toimitusjohtaja tappelee ERP-käyttöönoton kanssa, et yksinkertaisesti saa tapaamista vaikka tuotteesi olisi maailman paras. Silloin ei auta kuin sopia uusi yhteydenotto 4kk päähän kun hanke (ehkä) on valmis ja pitää asiakas lämpimänä lisäämällä hänet markkinointilistalle. Palkkio keskustelusta on tässä kaikkien etu, koska vaihtoehtona on asiakkaan ärsyttäminen hakemalla liian aggressiivisesti tapaamista (myyjän on saatava kaupasta ruokaa nyt, eikä vasta 2 vuoden päästä).
Monissa tuotteissa sopimuskaudet ovat pitkiä, jopa 3-5 vuoden mittaisia. Silloin yritykselle on tärkeää saada selville milloin asiakkaan nykyinen sopimus päättyy, mikä mahdollistaa seuraavan yhteydenoton juuri oikeaan aikaan. Joissain palvelukategorioissa vaihtaminen on oikeastaan mahdotonta, jos nykyinen toimittaja ei mokaa: esimerkiksi tilitoimiston vaihtaminen on semmoinen show, ettei siihen kukaan järkevä lähde ellei ole pakko. Onneksemme myös hyvän buukkarin vaihtaminen on harvinaista!
Tärkein syy tulospohjaisen mallin välttelylle on kuitenkin toimeksiantajan kirittäminen. Kun soittotyöstä maksetaan, kannustaa se tuottamaan meille timanttista soittolistaa, kehittämään spiikkiä kanssamme ja yleensäkin hoitamaan omat hommat asiallisesti ja ajallaan. Ilmaista ei arvosteta.
Valmistautuminen starttiin
Noin viikkoa ennen starttia huolehditaan käytännön asioista. Kaiken on oltava valmista ennen perehdytystä.
Myyjät haluavat aina tutustua etukäteen uuteen tuotteeseen. Tarvitsemme ainakin esitteet, käytetyt sähköpostipohjat, tuoreimman uutiskirjeen ja mahdolliset spiikkipohjat. Kaikki apu on tervetullutta.
Soittolista toimitetaan noin viikkoa ennen starttia, ellei Huippumyynti vastaa sen tuotannosta. Siinä tapauksessa me toimitamme hyvissä ajoin listan asiakkaiden karsimiseksi.
Tilanteen mukaan avataan:
- Tunnukset CRM-järjestelmään
- Sähköpostitilit
- Kalenterijaot
- Tunnukset Slackiin, Trelloon ym. järjestelmiin
Soitot kannattaa tehdä aina liittymästä, jonka käyttäjätiedot ovat nähtävillä, koska tuntemattomiin numeroihin ei moni vastaa lainkaan; siksi liittymä avataan toimeksiantajan nimiin. Puhelinliittymän on suotavaa olla auki perehdytyksen alkaessa (teleoperaattoreilla tuntuu joskun kestävän), kerro vaan mitä operaattoria käytätte niin saat paluupostissa sim-kortin numeron jolle liittymän voi avata.
Käytännön asioiden toimivuus kannattaa aina tarkistaa etukäteen. Vaikka yleensä kaikki sujuisi nopeasti, niin joskus voi tulla yllättäviä viivästyksiä bittien mennessä vinoon. Kun kaikki on valmista, voidaan perehdytyksessä keskittyä myyntiin eikä turhaan säätöön.
Perehdytys
Työt aloitetaan aina myyjien perehdyttämisellä. Mitään massiivista useamman päivän koulutusta ei tarvita, vaan yleensä tunti tai maksimissaan kaksi riittää. Buukkarin ei tarvitse tuntea tuotetta perinpohjin, koska hänen tehtävänään ei ole myydä tuotetta, vaan ainoastaan selvittää voisiko siitä olla asiakkaalle hyötyä ja sopia tapaaminen jos hyötyjä on odotettavissa.
Perehdytyksessä käydään läpi myös toimeksiantajan taustoja lyhyen yritysesittelyn muodossa, mutta tämä ei kuitenkaan ole kovin oleellinen osuus. Tärkeämpää on kuulla kuinka yritys halutaan esitellä, jotta myyjän spiikki on linjassa muiden viestinnän kanavien kanssa.
Perehdytyksen tärkein asia on asiakkaan saama hyöty: siis miksi kannattaa ostaa ja miten elämä muuttuu auvoisemmaksi ostamisen jälkeen. Erityisen tärkeää on kuvata tuotteen hyödyt suhteessa kilpailijoihin. Jos hyödyt saa esitettyä euroissa, niin tapaamisen todennäköisyys kasvaa entisestään. Jos hyötyjä ei pystytä perustelemaan houkuttelevasti, ei voi odottaa kovin kummoista määrää tapaamisia.
Aiemmat kokemukset myynnistä on myös hyvä käydä perehdytyksessä läpi. Mikä innostaa asiakkaita? Mitä ei kannata mainita? Yleisimmät kysymykset, ennakkoluulot ja vastaväitteet on myös aiheellista käydä läpi.
Lopuksi sovitaan kuka toimii myyjien tukena lyhyellä vasteajalla varsinaisen työn alkaessa. Vaikka perehdytys olisi kuinka perusteellinen, keksivät asiakkaat aina kysyä jotain johon myyjällä ei ole valmista vastausta. Meillä ei saa satuilla asiakkaille omiaan, joten jos johonkin kysymykseen ei tiedä vastausta, selvitetään se kerralla kuntoon ja palataan sen jälkeen asiakkaalle. Buukkauksen aloitus on siksi sovittava sellaiseen ajankohtaan, että joku oikeasti ehtii vastata kysymyksiin nopeasti.
Työn aloitus
Buukkaus aloitetaan rauhallisesti ja haetaan oikeaa lähestymistapaa. Meillä ei lueta paperista vuorosanoja, vaan jokainen myyjä rakentaa omaan suuhun sopivan spiikin. Startin toteuttamistapa riippuu täysin myyjästä, yksi haluaa suoraan tarttua härkää sarvista ja soittaa asiakkaille, kun taas toinen valmistautuu itsekseen muutaman tunnin ajan. Joka tapauksessa soitot alkavat 1-2 päivän sisällä perehdytyksestä.
Joskus kaikki sujuu helposti ja tuloksia tulee jo ensimmäisenä päivänä. Joskus taas myyjä kaipaa sparrausta minulta tai toimeksiantajalta ennen kuin oikea rytmi löytyy. Meillä kysytään apua jos homma ei meinaa lähteä liikkeellee sen sijaan että vaan paukutettaisiin listaa läpi. Vaikeissakin tapauksissa tuloksia voi odottaa viikon sisällä.
Ensimmäisen viikon ajan raportoimme tekemisistä päivittäin. Edistyminen ei siis jää arvailun varaan.
Jatkuva buukkaus
Kun työ alkaa sujua rutiinilla 1-3 viikon jälkeen, pystyy myyjä itsenäiseen työhön. Tulosten ollessa toivotulla tasolla raportointiväli harvenee 1-4 viikkoon. Mikäli kohderyhmiä tai tuotteita vaihdetaan, vaatii se toki tiuhemman seurannan ja mahdollisesti follow-up palavereja tiuhempaan tahtiin.
Jatkuva malli onkin sitten tosi vaivaton. Tapaamisia ilmestyy kalenteriin toivottu määrä, eikä sinun toimeksiantajana tarvitse kuin maksaa lasku parin viikon välein. Helppoa!
Tarvitsetko helposti tapaamisia? Ota yhteyttä niin aletaan buukata!
